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予約管理システムとは?

予約管理システムとは、飲食店で利用されてきた従来からの「紙」の予約台帳に代わるサービスです。飲食店・レストランの運営をアシストする予約管理システムは、Webサイトからお客様の予約を受けるだけでなく予約されたお客様の顧客情報を一元管理して、業務の効率化による売上向上や、安定した店舗運営を実現するサービスです。

予約管理システム導入の4つのメリット

予約管理システムは、飲食店を経営するうえで必要不可欠のシステムといえます。そのくらい飲食店が予約管理システムを導入している場合としていない場合では大きな差が出てくるのです。

以下で予約管理システム導入のメリットについて詳しくご紹介します。

1.予約間違いの軽減

予約システムを導入していないケースだと予約台帳にスタッフが手書きするというのが一般的ですが、人間が記入をするとどれだけスタッフがしっかりしていてもミスが発生する可能性があります。

もしミスが発生し予約の日時に席が空いていなかったとなると、謝罪やクレーム対応も行わなければいけません。しっかりとクレーム対応ができるスタッフが少なけば、お店の評判が落ちることにもつながります。

人的ミスはスタッフ側だけでなくお客様側でも発生するケースがあります。電話でしか予約できないお店だったので電話予約したお客様が日時をメモに書き残さなかったばかりに、日にちを勘違いしてしまって来店の時に席がなかった…ということもあるでしょう。WEB予約のシステムを導入していると、お客様宛ての「予約内容の確認メール」として自動的に記録に残ります。お客様がメモをしていなくても、このメールで後日見返すことが可能になるためお客様側の勘違いを防げます。お客様の勘違いはお店側の人的ミスではありませんが、お客様側からもわかりやすい環境をつくることは飲食店経営で大切なことです。

2.読み間違いのミス軽減

手書きのデメリットとして、4なのか9なのかなどの数字の読み間違いや、お客様の名前が読めないといったトラブルが生じることがあげられます。現代はパソコンやスマホが普及しているため、手書きに慣れていないスタッフも多く、また忙しいときに記載することで別のスタッフが見たらわからないという事態も往々にして出て来ることでしょう。

スタッフ同士で確認して解決すれば大丈夫と思うかもしれませんが、酷いケースだと「自分で見返してもわからない」「書いたのが誰だか分からない」という場合もあり、これでは予約の確認をするだけで業務に支障が出てしまいます。

予約システムであれば、画面を見るので字が読めないこともありませんし、システムによっては文字ではなく画像など視覚的に確認しやすくなっているのもあるのです。

3.予約内容の確認漏れ防止

確認しておくべき事項を電話で聞き忘れるということも、予約システムで選択肢を用意していれば防ぐことが出来ます。

大人数の宴会の場合、コース内容や時間、人数などの確認漏れが致命的な事態につながることもあるでしょう。

多くの場合は確認不足の内容があったとしても折り返し確認の電話で解決すると思いますが、確認事項を設定できる予約システムであれば、この折り返し連絡などで手間をとることもありません。当日も印刷して接客や調理といった担当ごとに配布することで、より効率的な業務につなげることもできるでしょう。

また、グルメサイト側でコース詳細を紹介する、予約欄で紹介したコースを選べるようにする、といったグルメサイトと連携を取った予約システムもあります。コースで頼むお客様の多いお店であれば、このシステムを取り入れることで前もってコースの準備を進めることができ、当日の作業時間を短縮することができるでしょう。

4.顧客管理がしやすくなる

予約台帳があくまで記録用紙としてしか機能しておらず、顧客管理にはつながっていないというお店も多くあります。台帳情報からパソコンに入力しているというお店もあると思いますが、毎回紙から入力するとかなり作業時間がとられてしまいます。

予約管理システムのサービスによっては、過去にどんなコースで予約していたか、もしくは新規顧客であるのかどうかなどの管理も含まれているシステムがあります。また、電話がかかってきたときに一度来店したことのあるお客様だった場合には名前を表示できるようなシステムもあります。

これらのシステムを活用すれば、常連のお客様に合わせたコースの提案や、よりお客様にあったサービスの提供に役立てることができ、予約以外の面でも売上に大きく影響してくることでしょう。

予約管理システムの特徴

予約管理システムはインターネット上のサーバーにあるシステムを利用するクラウド型が主流で、インターネット接続されたタブレットPCやパソコンで利用できることが特徴です。

予約管理システムで集客率アップ

予約管理システムとはWebサイトからお客様が予約できるだけでなく、電話からの問い合わせも含めてお店側からも管理できるようにできるシステムです。 Webサイトから情報発信することは集客のために必要なことですが、予約管理システムを導入することで、さらに集客率を上げることができます。

予約システムの導入には「予約見込み客を逃さない」「空き情報をリアルタイムに管理できる」「予約・管理業務が効率化できコスト削減できる」「顧客情報や予約情報をデータベースに蓄積でき、出力や分析も簡単にできる」など、様々なメリットがあります。

独立系サービスとグルメサイト提供のサービス

予約管理システムには、システム単体ですべてが運用できる独立系サービス(リザーブキーパー・トレタ・ebica予約台帳 など)と、グルメサイトが提供するレストランボード(ホットペッパー提供)やヨヤクノート(食べログ提供)で分けることができます。

グルメサイト提供の予約管理システムはグルメサイトとの連携には優れているものの、独自のWeb予約ページを持つことができず、長期的にはコスト増につながるので、予約管理システム導入を検討する際にはよく考えてから導入することが重要です。

予約管理システムの特徴的な機能や活用方法について

飲食店の顧客管理と活用方法

今まで紙で管理していた顧客情報。予約管理システムを利用することで大事な顧客データも一元管理することができ、リピーターの顧客情報を瞬時に見つけることができます。来店履歴やアレルギーなど接客やサービスに役立つ情報も管理できます。また、サービスによっては、ハガキや宛名ラベルの印刷まで対応しているものもあります。

顧客管理と活用方法の
詳細はこちら

電話着信時に顧客情報を表示する「CTI機能」の有効性

予約管理システムのCTIを利用することで電話着信時にお客様の名前や来店履歴を端末画面に表示でき瞬時に見ることができます。電話を受けた際、お客様に「お名前での声がけ」が行うことで、競合店との大きな差別化が図れます。サービスによってはIP電話会社への回線切り替え、電話機変更が必要なものがありますが、現在利用中の電話機がそのまま使える専用ハードウェアを提供するサービスもあります。

CTI機能に関する
詳しい情報はこちら

予約の無断キャンセル「ノーショー(No Show)」への有効な対策法

飲食店にとって大きな損害となる「ノーショー(No Show)」と呼ばれる予約の無断キャンセル。用意した料理がムダになるだけでなく多くの空席も出るなど飲食店にとって死活問題です。CTI機能を利用した予約管理システムでは、着信時に過去ノーショーを行ったお客様かどうかを判別することができるので、この機能を活用する飲食店が増えています。

No Showに有効な
対策方法とは?

グルメサイトとの予約連携

飲食店の予約にグルメサイトにある予約システムを利用するお客様が増えていますが、グルメサイトと契約すると加盟料や予約数に応じた従量課金がかかります。専用Web予約ページなら初期の導入費用以外ほとんど費用がかかりません。ほとんどのサービスがグルメサイトからのネット予約を予約システムに取り込むことができます。

グルメサイトとの
予約連携について

店舗独自のWeb予約ページで、媒体依存を脱却

旅行サイトへの送客手数料が増加し旅行業界では自社サイト+独自予約ページ導入が当たり前となっていますが、飲食業界でも送客手数料を防ぎ予約管理の効率化や集客のために店舗独自Web予約ページを設置するところが増えています。予約システム導入で今までの申込フォームより利便性の高いWeb予約ページ構築ができます。

媒体依存から脱却する
方法とは?

話し中による予約電話とりこぼしを防いで売上アップ!

飲食店は予約電話を受けつけることが多く、同じタイミングで電話がかかってきた場合、先にかかってきた電話しか対応できません。しかし「話し中」などで対応できない電話に対しては、IVR(自動音声応答システム)を活用することで対応が可能になります。予約管理システムの自動音声応答システムを利用することで予約電話の発信者番号を取得でき、折り返しによる予約の獲得が可能になります。

予約電話とりこぼしを
防ぐ方法はこちら

予約管理はアプリの時代へ

予約管理システムを導入することで予約業務を効率化し予約データを分析したマーケティングにも利用できます。最近はクラウド型の予約管理システムによってサービスの特徴が明確になっており、いくつかの選択肢から自店に最適なサービスを選べるようになっています。

アプリを利用した
予約管理とは?

帳票類の印刷機能で効率アップ!

予約管理システムでは帳票類の印刷機能も充実しており、効果的に利用することで、予約管理業務の効率があがります。当日の「受付表」の印刷はもとより、サービスによっては予約ごとの配膳チェックシートを印刷できるものもあるので、うまく利用することで、日々の作業にかかる時間を短縮することもできます。

帳票類の印刷機能について

予約管理システムの運用コスト比較

予約管理システムを導入する際には機能だけでなく運用コストも気になるもの。予約管理システム5製品について運用コストを比較しています。設定条件は店舗の席数50席、CTI機能を利用する前提で、1店舗と10店舗で運用した場合となっています。

予約管理システムの
コスト比較はこちら

予約管理システムおすすめ3製品

用途別で選ぶ予約管理システム

飲食店の予約管理システムを選ぶ際は、オーナーの必要な機能が備わっていることはもちろん、初期費用やランニングコスト(月額費用)も重要な要素です。ここではタイプ別におすすめの3製品を紹介いたします。

顧客管理を徹底重視!
CTI機能を活用するなら

リザーブキーパー
月額費用(CTIあり)
本部費用10,000円
一店舗ごと7,000円
月額費用(CTIなし)
本部費用3,000円
一店舗ごと5,000円
最低利用期間
3ヶ月
リザーブキーパーは予約台帳システムと電話を連動させる「CTI機能」で電話着信時にお客様情報を自動表示。予約登録時に電話番号の入力が不要になるので、極限まで予約入力の手間を軽減できます。
数ある予約管理システムの中でも顧客管理に特化した機能をもっとも多く備えており「お客様情報を蓄積して活用したい」と考える飲食店オーナーにおすすめのサービスです。
なお初期費用が一切かからない為、導入コストを抑えることができる点もポイントです。
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グルメサイトとの連携を
行いたいなら

ebica予約台帳
月額費用(CTIあり)

 
月額費用(CTIなし)
一店舗ごと20,000円
 
最低利用期間
12ヶ月
主要グルメサイトからは非公式ながら、自店舗の管理画面にログインして席在庫まで管理できる「在庫管理」機能に特徴のサービスです。
また、多言語に対応したWeb予約フォームが作成できるので、インバウンド対策にも有効です。
ebica予約台帳のシステムは「ネット予約の管理業務を効率化したい」 と考える飲食店オーナーにオススメのサービスです。
なお、導入の際には月額費用とは別に初期費用50,000円が必要になりますのでご注意ください。
公式HPを見る

とにかくシンプル。
予約台帳機能だけを重視するなら

トレタ
月額費用(CTIあり)
一店舗ごと22,000円
 
月額費用(CTIなし)
一店舗ごと12,000円
 
最低利用期間
12ヶ月
「予約台帳」「顧客台帳」「予約情報集計・分析」「ウェブ予約」のシンプルな基本機能で、提携メディアからネット予約については、自動的に取り込むことが可能です。
iPad専用に設計されているので素早い操作ができ、誰でも簡単に取り扱うことができます。トレタは「まずは予約をデジタル管理してみたい」と考える飲食店オーナーにおすすめのサービスです。
なお、導入の際には月額費用とは別に初期費用10,000円が必要になりますのでご注意ください。
公式HPを見る